Mit der DSGVO müssen Webseitenbetreiber, die Google Analytics verwenden einige Anpassungen vornehmen. Wir zeigen Ihnen, was zu tun ist, um ab dem 25.05.2018 Google Analytics datenschutzrechtskonform einzusetzen.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag
Im Falle der Verwendung von Google Analytics ist bereits jetzt und vor allem auch ab dem 25.05.2018 der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags zwischen dem Webseitenbetreiber und Google Analytics empfehlenswert. Ein solcher Vertrag wird zwischen dem Webseitenbetreiber und Google Analytics geschlossen und beinhaltet den Auftrag, dass der Google Analytics die übertragenen Daten für den Webseitenbetreiber weiterverarbeitet.
Hierbei werden der Webseitenbetreiber und Google Analytics nicht mehr als zwei separate Unternehmen gesehen, die unabhängig voneinander Daten verarbeiten, sondern als eine „Einheit“. Google Analytics dient dann sozusagen als „verlängerter Arm“ des Webseitenbetreibers. Dies bedeutet auch, dass die Verantwortung zur Einhaltung des Datenschutzes bei dem Webseitenbetreiber selbst verbleibt.
Eine weitere Einwilligung zur Übertragung an das externe Unternehmen entfällt daher. Nutzer haben dem Webseitenbetreiber nämlich bestenfalls bereits im Vorfeld ihre Einwilligung zu dieser Art der Datenverarbeitung erteilt. Diese ist in Art. 28 DSGVO geregelt und darf auch nur von solchen Unternehmen durchgeführt werden, die nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO
„hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.“
Webseitenbetreiber können in Bezug auf Google beruhigt sein. Eine hinreichende Garantie dafür, dass der Datenschutz durch Google gewährleistet wird, ergibt sich aus der ISO 27001 Zertifizierung, die Google bereits vor vielen Jahren erworben hat. Hierbei handelt es sich um eine weltweit anerkannte Zertifizierung für Datensicherheitsverwaltung.
Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellt Google unter www.google.com/analytics/terms/de.pdf zur Verfügung und muss derzeit noch schriftlich ausgefüllt und an Google geschickt werden, damit er tatsächlich gültig wird.
Hier ergibt sich auch eine Neuerung und vor allem Vereinfachung ab dem 25.05.2018: Gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO kann der Vertrag ab diesem Datum auch in elektronischer Form abgeschlossen werden und sichert somit eine einfachere und schnellere Abwicklung.
Wie schließe ich den Auftragsverarbeitungsvertrag mit über Google Analytics ab?
- Abschluss des Vertrages
Sie finden den Vertrag unter folgendem Link:
www.google.com/analytics/terms/de.pdf
Wie bereits erwähnt muss der Vertrag in Deutschland derzeit noch schriftlich abgeschlossen werden, um wirksam zu werden.
Drucken Sie die 18 Seiten des Vertrages inklusive der Anlagen aus und folgen Sie den Anweisungen zur Unterzeichnung des Vertrages wie sie auf der ersten Seite des Vertrages beschrieben werden. Senden Sie den kompletten Vertrag ausgefüllt und unterzeichnet an folgende Adresse
Contract Administration Department
Google Ireland Ltd
Gordon House Barrow Street Dublin 4
Irland
Legen Sie ebenfalls einen bereits vorfrankierten Umschlag für die Rücksendung bei.
Nach einigen Wochen erhalten Sie den Vertrag von Google unterzeichnet zurück. Ab diesem Zeitpunkt ist er wirksam.
- Bestätigung des „Zusatz zur Datenverarbeitung“
Dieser von Google eingeführte Zusatz ergänzt die Auftragsverarbeitungsverträge hinsichtlich der Neuregelungen in der DSGVO und muss zwingend ebenfalls bestätigt werden.
Klicken Sie in Ihrem Google Analytics Administrationskonto auf den Reiter Verwaltung und anschließend auf Kontoeinstellungen. Scrollen Sie auf dieser Seite bis zu dem Punkt Zusatz zur Datenverarbeitung.
Klicken Sie zuletzt noch auf den Punkt Details zum Zusatz zur Datenverarbeitung verwalten. Tragen Sie hier Ihre Firmen- bzw. Kontaktdaten ein und klicken Sie auf Speichern.
Unter dem Punkt „Zusatz anzeigen“ erhalten Sie Informationen zum Vertrag.
Kann ich nicht bis zum 25.05.2018 warten und den Vertrag dann online abschließen?
Wie bereits dargelegt, ermöglicht der Art. 28 Abs. 9 DSGVO ab dem 25.05.2018 den elektronischen Abschluss des Vertrages
Derzeit noch fraglich ist in diesem Zusammenhang jedoch, ob für die elektronische Form ausreichend ist einen Button zu betätigen, oder ob zusätzlich das Signieren des Vertrags mit einer elektronischen Signatur notwendig ist. Sie gehen in jedem Fall den sicheren Weg, wenn Sie den Vertrag unterschrieben an Google senden und nicht darauf vertrauen, dass zukünftig zum Abschluss auch in Deutschland lediglich ein „Klick“ ausreicht.
Die Datenaufbewahrungskontrollen (Data retention Controls)
Die bereits erwähnten „Data retention Controls“ stellen eine Reaktion von Google auf die DSGVO dar. Personenbezogene Daten müssen von den Servern gelöscht werden, sobald der dahinterstehende Zweck erfüllt ist. Darüber wann eine solche Löschung erfolgt, sollen Betroffene im Rahmen der Datenschutzerklärung auch unterrichtet werden.
Standardgemäß werden die Daten von Google 26 Monate aufbewahrt. Webseitenbetreiber können entscheiden, ob Sie möchten, dass abweichend davon die Daten nach 14, 38 oder 50 Monaten bzw. niemals gelöscht werden.
Wählen Sie in Ihrem Google Analytics Konto den Reiter Verwaltung und wählen Sie bei Property die Tracking-Information und anschließend Datenaufbewahrung. Bei Aufgebwahrungsdauer für Nutzerdaten können Sie nun entscheiden wie lange die personenebezogenen Daten gespeichert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter auf https://support.google.com/analytics/answer/7667196?hl=de